Mục lục
Kinh doanh quán cafe là giấc mơ của những ai thích sự tự do và sáng tạo. Tuy nhiên, giữa một thị trường cạnh tranh khốc liệt và biến động không ngừng, không ít quán phải đóng cửa chỉ sau vài tháng hoạt động. Vấn đề chưa chắc nằm ở chất lượng đồ uống hay ý tưởng, mà có thể bắt nguồn từ những sai lầm rất căn bản trong vận hành.
Chọn sai địa điểm, quản lý tài chính lỏng lẻo, đến khâu tuyển dụng nhân viên thiếu chuyên nghiệp hay xem nhẹ công tác an ninh – tất cả đều là những “cái bẫy” mà người mới thường không nhận ra cho đến khi quá muộn.
Trong bài viết này, Bảo vệ New Sun sẽ chỉ ra 5 lỗi phổ biến nhưng nguy hiểm mà bạn cần tránh nếu muốn quán cafe của mình tồn tại và phát triển bền vững.
1. Không khảo sát thị trường và phân khúc khách hàng
Có không ít người mở quán cafe xuất phát từ cảm hứng cá nhân: thích một phong cách decor nào đó, mê cà phê, hoặc đơn giản là muốn có một không gian “chill chill” cho riêng mình. Nhưng mọi chuyện đâu như ta “mộng mơ”. Kinh doanh dựa vào đam mê là chưa đủ. Nếu không nghiên cứu kỹ thị trường và khách hàng mục tiêu, bạn đang tự đặt mình vào thế bị động – nơi rủi ro rất cao.
Một quán cafe đặt sai vị trí – ví dụ, mở một quán specialty coffee giá cao giữa khu công nhân, hoặc đặt quán phong cách Hàn giữa khu văn phòng đông người trung niên – thì khả năng thất bại gần như là không tránh khỏi. Chưa kể, không ít người đầu tư lớn vào nội thất, menu phức tạp mà không biết khách hàng quanh đó thực sự muốn gì và sẵn sàng chi bao nhiêu.
Dấu hiệu bạn đang mắc lỗi này:
- Chọn mặt bằng chỉ vì “rẻ” hoặc “thấy đẹp”, không khảo sát lưu lượng người qua lại.
- Không có chân dung khách hàng lý tưởng (không biết khách của mình là ai).
- Menu không phù hợp với thu nhập và gu của khách xung quanh.
Lời khuyên:
- Hãy dành vài tuần khảo sát khu vực định mở quán: quan sát đối tượng khách thường lui tới, khung giờ đông – vắng, thói quen tiêu dùng.
- Lập bản đồ đối thủ trong bán kính 500m và phân tích điểm mạnh – yếu của họ.
- Từ đó, xác định rõ mô hình phù hợp (take-away, cà phê văn phòng, cafe sách, cafe thú cưng v.v.) và định vị thương hiệu phù hợp.
2. Xem nhẹ vấn đề an ninh
Tại sao tôi lại đề cập tới vấn đề này ngay ở vị trí thứ 2? Không phải vì chúng tôi là công ty chuyên cung cấp dịch vụ bảo vệ cho quán cà phê, mà là đây là một vấn đề vô cùng quan trọng.
Khi mới mở quán cafe, nhiều chủ quán chỉ tập trung vào decor, menu và marketing – nhưng lại quên mất một yếu tố cực kỳ quan trọng: an ninh. Họ tin rằng “quán nhỏ thôi thì có gì mà mất” hoặc “ban ngày ban mặt, ai dám làm gì”. Chính suy nghĩ chủ quan đó là nguyên nhân dẫn đến hàng loạt rủi ro nghiêm trọng.
Không ít quán cafe đã trở thành mục tiêu của trộm cắp vặt, đặc biệt là vào giờ cao điểm khi nhân viên không thể quán xuyết hết. Xe của khách bị mất, tài sản của khách để quên bị lấy trộm, thậm chí là kẻ xấu trà trộn gây sự… Mỗi sự cố như vậy không chỉ gây thiệt hại về vật chất, mà còn đánh mất uy tín – thứ rất khó lấy lại trong ngành dịch vụ.
Một số sai lầm thường gặp về an ninh quán cafe:
- Không có người trông giữ xe hoặc để xe lộn xộn ngoài vỉa hè.
- Không lắp đặt camera an ninh, hoặc có nhưng không theo dõi thường xuyên.
- Không có người hỗ trợ khi xảy ra sự cố, dễ bị động trước tình huống khẩn cấp.
Giải pháp đề xuất:
Để hạn chế tối đa những rủi ro trên, việc hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp là một khoản đầu tư thông minh. Tại Bảo vệ New Sun, chúng tôi cung cấp dịch vụ bảo vệ quán cafe với đội ngũ đã qua đào tạo, sẵn sàng hỗ trợ từ trông giữ xe, quan sát camera, đến xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng, kín kẽ và an toàn.
✅ Chỉ một sự cố nhỏ có thể khiến quán của bạn bị “bóc phốt” trên mạng xã hội – hãy đừng để mất cả uy tín chỉ vì lơ là an ninh.
Có thể bạn cũng sẽ quan tâm tới bài viết: Tại sao quán cafe đông khách cần dịch vụ bảo vệ 24/7?
3. Tuyển nhân sự thiếu chọn lọc
Quán cafe có thể không cần quá nhiều nhân viên, nhưng chỉ cần một người thiếu chuyên nghiệp cũng đủ khiến cả hệ thống vận hành rối loạn. Rất nhiều chủ quán khi mới mở thường chọn giải pháp “an toàn” như: thuê người quen, bạn bè giới thiệu, hoặc chọn ứng viên chỉ vì thấy… dễ mến. Nhưng khi vào vận hành thực tế, mọi chuyện mới trở nên phức tạp.
Nhân viên không hiểu nguyên tắc phục vụ, hay đi muộn về sớm, thiếu trách nhiệm với công việc, hoặc tệ hơn là gian lận tiền, nguyên vật liệu – tất cả đều có thể khiến quán của bạn “chảy máu” âm thầm mỗi ngày. Khi đó, không chỉ doanh thu bị ảnh hưởng, mà còn làm suy giảm tinh thần của cả đội ngũ, khiến chính chủ quán mệt mỏi vì phải “ôm” việc.
Các lỗi thường gặp trong tuyển và quản lý nhân sự:
- Tuyển người không có kinh nghiệm nhưng không đào tạo bài bản.
- Không có quy trình kiểm tra, giám sát công việc cụ thể.
- Không rõ ràng trong chính sách lương thưởng – dễ gây mâu thuẫn nội bộ.
- Thiếu người xử lý tình huống an ninh hoặc khách hàng gây rối.
Giải pháp gợi ý:
- Xây dựng quy trình tuyển dụng và training tối thiểu trước khi nhân viên làm việc chính thức.
- Có nội quy rõ ràng, phân ca hợp lý và kiểm tra định kỳ.
- Trong một số mô hình cafe đông khách, nên cân nhắc thuê bảo vệ chuyên trách vừa để hỗ trợ vận hành, vừa đóng vai trò như một “người gác cổng” cho sự an toàn và trật tự chung.
Nên nhớ nhân sự là xương sống của quán. Một đội ngũ tốt không chỉ giữ chân khách hàng mà còn giúp chủ quán bớt áp lực và phát triển bền vững hơn.
4. Thiếu kiểm soát tài chính và chi phí
Rất nhiều người bắt đầu kinh doanh cafe với tâm thế “cứ làm đi rồi tính”, và đó chính là con dao hai lưỡi. Khi không kiểm soát dòng tiền ngay từ đầu, bạn sẽ rất dễ rơi vào trạng thái chi nhiều – thu ít mà không biết vì sao.
Từ nguyên vật liệu hao hụt, điện nước không kiểm soát, đến các khoản “vặt” như khăn giấy, vật tư vệ sinh, hay hỏng hóc nhỏ phát sinh liên tục – tất cả đều là chi phí ngầm. Chúng không rõ ràng từng khoản nhưng cộng dồn lại thì rất đáng kể. Nhiều quán cafe dù doanh thu khá nhưng vẫn không lời, thậm chí lỗ – chỉ vì không có quy trình quản lý tài chính cơ bản.
Dấu hiệu bạn đang mất kiểm soát tài chính:
- Cuối tháng không biết mình lãi hay lỗ bao nhiêu.
- Mỗi ngày chỉ đếm tiền mặt mà không có hệ thống theo dõi chi tiết.
- Không phân biệt được chi phí cố định và biến động.
- Mua hàng theo cảm tính, thiếu kế hoạch định kỳ.
Giải pháp gợi ý:
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho quán cafe (POS).
- Theo dõi doanh thu – chi phí hằng ngày, lập báo cáo đơn giản theo tuần hoặc tháng.
- Có quy trình kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu – tránh thất thoát.
- Nếu quán có quy mô lớn hơn, nên phân quyền nhân sự và giám sát an ninh nội bộ, để tránh thất thoát từ bên trong.
Không nắm được dòng tiền thì dù có khách, quán vẫn có thể đi vào ngõ cụt. Kinh doanh cafe không chỉ là nghệ thuật phục vụ, mà còn là bài toán tài chính cần tính kỹ từng bước.
5. Không có quy trình vận hành rõ ràng
Nhiều quán cafe khi mới mở thường vận hành theo kiểu… tùy cơ ứng biến. Chủ quán làm đủ thứ: từ pha chế, chạy bàn, nhập hàng, tính tiền đến dọn dẹp thậm chí là trông coi xe. Nhân viên thì không được hướng dẫn cụ thể, mỗi người làm một kiểu. Dần dần, quán hoạt động lộn xộn, thiếu tính hệ thống – và hậu quả là: khách hàng mất thiện cảm, nhân viên nản, chủ thì kiệt sức.
Việc không có quy trình vận hành rõ ràng khiến mọi hoạt động trong quán bị phụ thuộc vào con người, thay vì hệ thống. Khi nhân viên nghỉ đột xuất, người mới vào không biết việc, hoặc chủ bận không có mặt – quán dễ dàng rơi vào trạng thái “tê liệt”.
Những biểu hiện của quán thiếu quy trình:
- Không có checklist công việc hằng ngày.
- Không phân công nhiệm vụ cụ thể theo ca.
- Khách đông thì rối loạn, khách vắng thì lười biếng.
- Không ai có trách nhiệm theo dõi an ninh, dọn vệ sinh khu vực, kiểm kê cuối ngày.
Giải pháp gợi ý:
- Soạn bộ quy trình vận hành cơ bản: mở – phục vụ – đóng ca – xử lý sự cố.
- Có lịch phân ca rõ ràng, người quản lý ca chịu trách nhiệm tổng thể.
- Tùy mô hình, có thể bố trí nhân viên bảo vệ kiêm giám sát trật tự, hỗ trợ nhắc nhở nhân viên, giữ ổn định môi trường làm việc và phục vụ khách hàng.
🛠️ Một quán cafe thành công không phải là quán đông khách nhất, mà là quán có thể vận hành trơn tru ngay cả khi bạn vắng mặt.
Lời kết
Trên hành trình làm chủ một quán cafe, đam mê là động lực khởi đầu, nhưng chính tư duy vận hành – quản lý mới là thứ quyết định quán của bạn có thể tồn tại và phát triển bền vững hay không. Những sai lầm tưởng nhỏ như chọn sai địa điểm, nhân sự không phù hợp, không kiểm soát tài chính hay xem nhẹ vấn đề an ninh… đều có thể trở thành “mồi lửa” đốt cháy toàn bộ công sức của bạn.
Đừng để giấc mơ cafe của bạn bị đánh đổi bởi những lỗi có thể phòng tránh từ đầu. Nếu bạn cần một người đồng hành đáng tin cậy trong khâu bảo vệ, trông giữ xe và đảm bảo an ninh trật tự cho quán, hãy để Bảo vệ New Sun hỗ trợ bạn.
